Elektronische samenwerking

Samenwerking in het kader van projecten is de afgelopen jaren complexer geworden met name door de verplaatsing van werk naar andere landen als India, China en Polen. Vele internationale bedrijven hebben werkzaamheden vanuit kostenoogpunt verplaatst vanuit relatief dure landen zoals Nederland naar landen waar de uurtarieven aanzienlijk lager liggen. De consequentie hiervan is dat samenwerking tussen mensen volgens een geheel ander model verloopt. Hierbij laat ik problemen welke ontstaan door taal-, tijdzone en cultuurverschillen gemakshalve buiten beschouwing en ik kan uit eigen ervaring zeggen dat deze aanzienlijk kunnen zijn!

Samenwerking in deze context tussen mensen uit verschillende landen vereist andere oplossingen dan wanneer de mensen fysiek bij elkaar zitten. De communicatie tussen de mensen verloopt anders en hierbij zal nogal eens de meest cruciale component, de non-verbale communicatie, vaak ontbreken of in beperkte mate aanwezig zijn. Het organsieren van bijvoorbeeld telefonische vergaderingen is een manier om elkaar te spreken. Video conferencing is alweer een stap verder qua communicatie, en laat wel wat non-verbale communicatie zien, maar hierbij ontbreekt toch nog steeds een deel van deze zo belangrijke non-verbale communicatie omdat ten eerste mensen zich anders kunnen gedragen als een camera op hun is gericht. Ten tweede is vaak alleen maar het gezicht in beeld dat een deel verraadt van wat deze persoon daadwerkelijk voelt. Ten derde is het beeld vaak relatief klein zodat details van bijv. gezichtsuitdrukkingen niet goed te zien zijn.

Een goedkope oplossing is gebruik te maken van Skype met iedereen een webcamera (vaak standaard ingebouwd in laptops) en een groepsabonnement. Alleen de voorzitter hoeft een dergelijk abonnement te hebben en het aantal participanten dient beperkt te worden (meer dan 7 werkt niet meer echt praktisch). Hierbij dient aangetekend te worden dat voor dergelijke faciliteiten wel voldoende bandbreedte noodzakelijk is dus eenvoudige telefoonverbindingen zullen in dit geval nauwelijks bruikbaar zijn. Men kan ook schermen met elkaar delen zodat iemand bijvoorbeeld een presentatie kan geven en de anderen kunnen dan meekijken.

Ik ben in bovenstaande uit gegaan van video conferencing op kleine schaal en dus niet op grote en professionele video conferenties waarbij hele groepen personen zijn te zien op een groot scherm.

Een Project Manager heeft naast eerder genoemde samenwerking ook behoefte aan een Project File welke vanuit willekeurige locaties toegankelijk dient te zijn. Het dient vermeden te worden dat mensen project informatie alleen op hun lokale computers hebben staan. De Project File is de enige en juiste bron betreffende alle project documentatie. Microsoft heeft hiervoor bijvoorbeeld SharePoint als standaard product beschikbaar. Verder zijn er nog vele andere partijen met een diversiteit aan producten voor elektronische samenwerking. Hierbij dient altijd in het oog te worden gehouden wat nu eigenlijk de bedoeling is en de grootte en doorlooptijd van een project. Schiet niet met een kanon op een mug.

De term 'cloud computing' mag onderhand als bekend worden verondersteld. Kort samengevat komt dit neer op dat de het voor de gebruiker transparant is waar bijvoorbeeld zijn/haar gegevens zijn opgeslagen of waar de software daadwerkelijk is gesitueerd die hij/zij gebruikt. Dit kan in een geheel ander land zijn. De term 'SAAS' (Sofware As A Service) is een implementatie van 'cloud computing' waarbij de leverancier applicatie software ter beschikking stelt, tegen betaling uiteraard, op een omgeving welke wordt beheerd door de leverancier. Hierbij zijn echter wel enige kanttekeningen te maken en vragen te stellen.

  1. Een betrouwbare en snelle Internet verbinding zijn cruciaal. Geen verbinding in deze context is geen toegang tot gegevens of applicatie software en mogelijk daardoor niet kunnen werken.
  2. Is de verbinding voldoende beveiligd overeenkomstig de eisen van de opdrachtgever?
  3. Hoe goed is de omgeving bij de leverancier beveiligd (incl. toegang tot het data center)?
  4. Hoe zijn de backups geregeld (frequentie, mechanisme (full, incrementals, ...)?
  5. Waar worden de gegevens fysiek opgeslagen en dan met name in welk land? Het is juridisch gezien niet zomaar toegestaan met name persoonlijke gegevens op te slaan buiten het land van herkomst. Een speciale aantekening dient gemaakt te worden wanneer de 'cloud' zich in de USA bevindt. In dit geval hebben diverse Amerikaanse overheidsorganisaties (zoals inlichtingendiensten) wettelijke toegang tot de gegevens in deze 'cloud' in het kader van de anti-terrorisme (Patriot-act).

 


Wat is uw probleem?

Op dit moment is Lex van der Heijden per direct beschikbaar.