Beheer

Nadat een project is afgerond en alle 'deliverables' zijn opgeleverd, dient de beheer organisatie het roer over te nemen. Helaas is de overgang van project naar beheer nogal eens een flink probleem voor degenen die met het project resultaat uiteindelijk aan de slag moeten. Aan het einde van het project zijn de mensen vaak moe en is de motivatie niet altijd nog optimaal. Het budget is wellicht verbruikt en men wil zo snel mogelijk het project afsluiten.


Wanneer niet op tijd wordt gestart af te stemmen met de beheer organisatie dan is dit vragen om problemen die nog een flinke nasleep kunnen hebben ook voor de Project Manager. Mijn ervaring is dat de beheer organisatie zo vroeg mogelijk betrokken dient te worden bij het project. Maak dan ook afspraken over wie de kosten draagt voor de overdracht naar beheer want ook dit blijkt nog wel eens te zijn vergeten. Wat is een goed moment om de beheer organisatie bij het project te gaan betrekken? Mijn advies is tijdens de project definitie fase vooral als het gaat om wat opgeleverd gaat worden en wanneer. Ten eerste kan de beheer organisatie op dat moment aangeven wat zij nodig hebben om 'het' te kunnen beheren overeenkomstig de met de cliënt afgesproken eisen (mogelijke 'deliverables' die door het project opgeleverd dienen te worden). Ten tweede kan de beheer organisatie op voorhand hun capaciteit inplannen als zij weten wanneer zij geacht worden klaar te staan om het product in beheer te gaan nemen.

Voorkom dat het project resultaat over 'de muur wordt gegooid' bij de beheer organisatie welke vervolgens de Zwarte Piet krijgt wanneer zich problemen voordoen en de gebruikers, en daar het nog steeds uiteindelijk om, de dupe zijn van een dergelijk debacle dat kan ontstaan tussen de project organisatie en beheer organisatie.
De beheer organisatie kan het beste op basis van acceptatie criteria, welke zij zelf hebben opgesteld en welke bekend zijn bij de project organisatie, het geleverde aan een test onderwerpen en pas nadat formeel de overdracht is geregeld naar de beheer organisatie, is het project team 'ontheven' van zijn taak. Wanneer niet deze formele weg wordt behandeld dan is dit in de praktijk vragen om problemen. Het kan voorkomen dat nog niet alle problemen zijn opgelost voordat de overdracht daadwerkelijk plaatsvindt. Maak in dit geval een restpunten lijst welke zowel bij het project team als de beheer organisatie niet alleen bekend is maar waar de verschillende partijen overeenstemming over hebben.
Besteed speciale aandacht aan licentie overdracht en certificaten. Met name bij certificaten van software producten/diensten dient ook de periode inclusief begin- en einddatum bekend te zijn. Het zal niet de eerste keer zijn dat een certificaat verloopt en software daardoor niet meer functioneert. Het oplossen van dergelijke problemen kan de nodige tijd vergen omdat dit niet zo vaak voorkomt met als gevolg dat veel tijd verloren kan gaan naar het zoeken en oplossen van het probleem.


Wat is uw probleem?

Op dit moment is Lex van der Heijden per direct beschikbaar.