Communicatie management

Communicatie management is mijns inziens één van de meest cruciale taken van een Project Manager. Onder meer volgens PMI besteedt een Project Manager plm. 90% van zijn/haar tijd aan communicatie. Zodra een project van start gaat, dat is in mijn perceptie wanneer een Project Manager wordt benoemd, dan dient te worden vastgelegd hoe, met wie, hoe vaak etc. wordt gecommuniceerd. Het Communicatie Management Plan is één van de eerste 'deliverables' van het project. Uit de 'business case' moet onder meer blijken welke partijen betrokken dienen te worden gedurende de uitvoering van het project. Op basis hiervan kunnen de 'stakeholders' worden bepaald.

Een communicatie management plan beschrijft bijvoorbeeld de volgende zaken:

  1. Welke taal wordt gebruikt binnen het project (bijv. Nederlands) en in welk formaat wordt de datum gehanteerd (bijv. 02/04/2013 is 2 april 2013).
  2. Binnen hoeveel werkdagen dient een document 'gereviewed' te zijn.
  3. Welke tooling gaat gebruikt worden (bijv. project archief, project rapportage, requirements management, documenten, elektronische discussie, risico management, issue managment, change management).
  4. Structuur project archief.
  5. Project rapportage structuur. Stem één project type rapport af en voorkom dat verschillende 'stakeholders' verschillende rapporten willen hebben. De sponsor betaalt en dus bepaalt in deze.
  6. Beschrijf op hoog niveau hoe risico management, issue management en change management worden bedreven.
  7. Tegenwoordig worden projecten vaak uitgevoerd door teamleden die niet fysiek bij elkaar werken. Hierdoor is communicatie complexer en nog crucialer geworden. Leg vast hoe vergaderd gaat worden qua principe zoals het gebruik van Skype. Gebruik ook 'video conferencing' als dit mogelijk is.
  8. Maak een gezamenlijke project kalender aan zodat een ieder in dezelfde kalender kijkt.
  9. Geef door middel van een organogram aan hoe de project organisatie eruit ziet en de direct omgeving van het project. Geef tevens escalatiepaden aan.
  10. Definieer de overlegstructuren (zoals doel, frequentie, locatie, deelnemers, agenda, distributielijst).
  11. Stakeholder management. Uit één van de vele studies op het gebied van grote problemen bij projecten blijkt dat ruim 75% van de problemen wordt veroorzaakt door foutief/onvoldoende 'stakeholder' management. Wat zijn hun doelen en belangen? Voer een analyse uit om onder meer te bepalen welke macht/invloed zij hebben en in hoeverre zij het project daadwerkelijk steunen.
  12. Beschrijf de project rapportage welke waarbij de verschillende onderwerpen (voortgang, financiën, etc.) door middel van een verkeerslicht worden aangegeven. Zo kan in één oogopslag de status worden bepaald van de verschillende onderwerpen van het project.

 

Het Project Communicatie Management plan is één van de 'deliverables' en dient als zodanig ook te worden opgenomen in de project definitie. Tevens dienen changes welke betrekking hebben op dit document te worden gedocumenteerd in een nieuwe versie en dienen de verschillende partijen geïnformeerd te worden waneer een nieuwe versie wordt uitgebracht.

Alle stakeholders dienen betrokken te worden bij het beoordelen van het Communicatie Management Plan en dienen tevens goedkeuring hieraan te verlenen.

Houd ook rekening bij het opstellen van het plan met eventuele cultuurverschillen met name wanneer personen worden betrokken buiten het land waar het project wordt uitgevoerd. Punctualiteit bij het maken en vooral nakomen van afspraken, geen 'nee' expliciet zeggen, etc.

Tenslotte is het verstandig tijdzoneverschillen in acht te nemen wanneer het gaat om vergadertijden. In sommige gevallen zijn de tijdsverschillen dusdanig groot (bijvoorbeeld tussen India en de USA) dat er geen overlappende 'normale' werktijden zijn. Wissel dan de vergadertijden bijvoorbeeld per keer om zodat de ene keer de andere partij buiten werktijd aanwezig is en de andere keer de andere partij zodat de last gelijkmatig wordt verdeeld.


Wat is uw probleem?

Op dit moment is Lex van der Heijden per direct beschikbaar.