Communicatie Management

Tijdens de project uitvoering is het zaak om met name de stakeholders en het team ter informeren overeenkomstig het Communicatie Management Plan. Het is belangrijk je aan de afgesproken rapportage frequentie en inhoud te houden want als je dit niet doet is de kans groot dat je als Project Manager extra werk krijgt dat zich snel kan ontwikkelen in een negatieve spiraal en uiteindelijk in een vertrouwensbreuk.
Per project onderdeel kan door middel van een verkeerslicht de status van dit specifieke onderdeel worden weergegeven zodat (executive) management zeer snel kan zien waar eventuele problemen zijn waar hun hulp bij nodig zou kunnen zijn (denk hierbij vooral aan zaken die buiten jouw 'span of control' liggen maar welke wel een negatieve invloed hebben op jouw project zoals hardware leveranties die vertraagd zijn).
Geef in de voortgangsrapportage duidelijk aan welke acties je als Project Manager hebt ondernomen zodat het management vertrouwen in je heeft. Zorg dat je in de 'driving seat' komt en blijft.

Doordat veel bedrijven veel werk dat voorheen binnen hetzelfde land werd gedaan, hebben verplaatst naar andere landen is de communicatie hier niet door verbeterd. Veelal wordt gebruik gemaakt van 'conference calls' waarbij men elkaar alleen maar kan horen terwijl het grootste deel van intermenselijke communicatie op geheel andere manieren verloopt dan woorden alleen. Daarbij komt dat in vele landen het Engels niet altijd goed wordt beheersd en dan laat ik nog het lokale accent buiten beschouwing! Uit eigen ervaring weet ik dat telefonisch overleg met collega's uit India en Polen in hetzelfde gesprek niet eenvoudig is. Een alternatief is het gebruik van Skype alleen niet alle bedrijven staan dit toe vanwege netwerkbelasting en/of beveiliging van werkstations.

Overleg met het projectteam is belangrijk voor alle deelnemers! Het is raadzaam iedereen een paar minuten het woord te geven (time management is echt noodzakelijk anders kan de meeting flink uitlopen) en even kort te laten vertellen waar hij/zij mee bezig is en waar hij/zij als problemen ziet of ervaart. Op deze manier kunnen de teamleden elkaar helpen en weet ook een ieder wie waarmee bezig is waardoor onder meer tijdsverlies kan worden voorkomen. Houd als Project Manager goed in de gaten hoe de sfeer is in het team en reageer alert op problemen om te voorkomen dat deze tot grote negatieve effecten kunnen leiden binnen het project.
Vier bijvoorbeeld het halen van mijlpalen of organiseer zomaar eens iets als gebak omdat het goed gaat in het team. Deze kleine investeringen kunnen enorme grote positieve effecten hebben op de motivatie van de teamleden. Vooral wanneer is spannend wordt binnen een project is deze motivatie keihard nodig!

Projecten welke een grote impact hebben op de organisatie of buiten de organisatie vereisen extra communicatie vanuit het project waarbij met name op de doelgroep afgestemd dient te worden qua taalgebruik. Een gebruikersgroep heeft geen interesse om te weten wanneer een webserver operationeel is. Men wil weten wanneer een bepaalde dienst beschikbaar is. Een eenvoudig medium is een elektronische nieuwsbrief of een 'blog'. Publiceer regelmatig nieuws, bijvoorbeeld iedere 2 weken op een vaste dag, waardoor het vertrouwen toeneemt.

Een ander belangrijk aspect is eventuele communicatie over bijvoorbeeld de verandering van werkwijze nadat het systeem is ingevoerd. In principe hebben mensen helemaal geen zin om hun (bekende) werkwijze te veranderen dus zal je eerst een stuk weerstand moeten overwinnen. Onderschat niet de hoeveel tijd en energie die hier in gestoken dient te worden! Betrek de mensen in een vroeg stadium bij het geheel zodat de acceptatiegraad beter en de weerstand minder zal zijn. Betrek met name degene in het traject die de grootste weerstand hebben want dan volgen de anderen eenvoudiger. Maak duidelijk wat het voordeel is voor hun. Wanneer zij geen voordeel kunnen zien/ontdekken dan heb je in feite een 'showstopper' en dien je direct de project sponsor en stuurgroep in te lichten.


Wat is uw probleem?

Op dit moment is Lex van der Heijden per direct beschikbaar.