Planning

Allereerst blijkt dat in de praktijk nogal eens verwarring heerst over 'project plan' en 'project planning'. Een project plan is de project definitie met andere woorden hoe het project uitgevoerd gaat worden, wat opgeleverd gaat worden, wat wel en wat niet tot de scope van het project behoort, etc. De project planning gaat over hoe de project activiteiten worden uitgevoerd gezien in de tijd. Dit artikel gaat over het laatste onderwerp. Meestal wordt een 'Gantt-chart' gebruikt zoals hier is afgebeeld waarbij het kritieke pad ook zichtbaar is. Op het kritieke pad bevinden zich de activiteiten waarvan de doorlooptijd direct van invloed zijn op de doorlooptijd van het project.

De project planning kan op verschillende manier gebruikt worden voor verschillende doelen:

  1. Puur als planning van activiteiten in de tijd gezien.
  2. Zowel voor activiteiten planning als voortgangsbewaking.

De presentatie van de project planning dient aan te worden gepast aan de doelgroep. Executive Management wil geen details maar grote lijnen, wil weten wanneer wat wordt opgeleverd en wanneer het project is afgerond. Gebruik in dit geval een eenvoudige planning bijvoorbeeld in de vorm van een tabel waarin vertikaal de project fasen zijn uitgezet en horizontaal de tijd in maanden/kwartalen. Je kunt ook overwegen de project planning zo op te zetten dat na 'inklappen' van het geheel alleen de project fasen nog zichtbaar zijn en gebruik dan niet de 'Gantt view/report' maar een andere 'high level view/report' welke binnen praktisch alle project planningspakketten wel aanwezig is.

Project fase Kwartaal 1 (2014) Kwartaal 2 (2014) Kwartaal 3 (2014) Kwartaal 4 (2014) Kwartaal 1 (2015)
 Start          
 Opstellen eisen          
 Ontwerp          
 Bouwen & testen
         
 Oplevering          


Ieder project is deel van een groter geheel en wordt daardoor beïnvloed door zijn omgeving en heeft invloed op zijn omgeving.
Kortom: ieder project heeft externe afhankelijkheden die van invloed zijn op het project. Je kunt bovenaan in de project planning een aparte fase aanmaken 'afhankelijkheden' waarin de afhankelijkheden worden benoemd en waarin data worden aangegeven. Op deze wijze kun je fasen/taken in jouw project hieraan koppelen en direct de impact zien op jouw project wanneer een afhankelijkheid qua datum verandert.
Wat ook praktisch is om per fase '% complete' in de Gantt planining op te nemen zodat je snel inzicht hebt op hoog niveau hetgeen ook praktisch kan zijn om management inzicht te geven in de project voortgang.

Een aantal praktische tips:

  1. Een taak is en activiteit dus begin dan ook met een werkwoord.

  2. Neem aan het einde van een aantal taken welke als doel hebben een deliverable op te leveren ook de deliverable zelf op en noem dit een mijlpaal. Zodoende kun je ook middels een 'milestone view/report' snel inzage krijgen in de status van de deliverables.

  3. Documenteer aannames etc. bij de taak zelf.

  4. Een planning van meer dan plm. 200 regels is niet meer overzichtelijk en kost veel tijd om te onderhouden. Wees vooral praktisch in de mate van detail van een project planning.

  5. Gebruik de project kalender voor nationale feestdagen (bij internationale teams is dit zeker handig).

 


Wat is uw probleem?

Op dit moment is Lex van der Heijden per direct beschikbaar.